Muhammad_Ichlasul: Desember 2017

A. ORGANISASI DALAM BISNIS

Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian sehingga merupakan kesatuan yang teratur serta hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang dibawah pengarahan manajer dan tujuan bersama dalam bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama dan Suatu system kegiatan kerjasama dari 2orang atau lebih dengan sesuatu yg tidak terwujud & tidak bersifat perseorangan.

Tipe Struktur Organisasi

Ada beberapa jenis struktur organisasi dan perusahaan harus memilih mana yang terbaik sesuai dengan kebutuhannya.

1.Struktur Tradisional

Struktur ini berdasarkan fungsi divisi dan departemen. Ini adalah jenis struktur yang mengikuti aturan dan prosedur organisasi. Dicirikan dengan memberikan garis otoritas yang jelas di seluruh level manajemen.

2. Struktur Lini

Adalah jenis struktur yang memiliki lini perintah yang sangat spesifik. Persetujuan dan perintah dari jenis struktur ini berasal dari atas ke lini yang bawah. Struktur ini sesuai untuk organisasi yang kecil seperti kantor akunting atau kantor hukum. Jenis struktur seperti ini memudahkan pengambilan keputusan, dan bersifat informatif. Mereka memiliki departemen yang lebih sedikit, yang membuat seluruh organisasi sangat desentralisasi.

3. Struktur Lini dan Staff

Meskipun struktur lini sesuai untuk kebanyakan organisasi, khususnya organisasi yang kecil, tapi tidak efektif untuk organisasi yang lebih besar. Dimana struktur organisasi lini dan staff memainkan perannya. Lini dan struktur menggabungkan struktur lini dimana informasi dan persetujuan berasal dari atas ke bawah, dengan dukungan dan spesialisasi staf departemen. Stuktur organisasi lini dan staff lebih terpusat. Manajer lini dan staff memiliki otoritas pada bawahannya. Pada jenis stuktur organiasai ini, proses pengambilan keputusan menjadi lebih lambat karena lapisan dan panduan yang tipikal, dan jangan melupakan formalitas didalamnya.

4. Struktur fungsional

Jenis struktur organisasi ini mengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi. Bagan organisasi untuk organisasi berbasis fungsional terdiri dari Vice President, Sales department, Customer Service Department, Engineering atau departemen produksi, departemen Akunting dan Administratif .

PERAN ORGANISASI DI DALAM PERUSAHAAN BERDASARKAN STRUKTUR ORGANISASI

Menciptakan bayangan kesuksesan untuk bisnis kita, dengan memiliki Struktur Organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita dimasa mendatang. Divisi – divisi dan posisi – posisi apa saja yang nanti akan ada bisa tergambar dengan jelas saat ini.

Memudahkan pengembangan Sumber Daya Manusia, dengan Struktur Organisasi kita mampu melihat bagian-bagian perusahaan mana saja yang nantinya membutuhkan SDM, Struktur Organisasi juga bisa menjadi alat pada saat kita melakukan perekrutan atau penambahan karyawan nantinya. Dengan adanya Struktur Organisasi kita akan berusaha untuk mendapatkan SDM yang berkualitas pada posisi-posisi yang saat ini masih kosong atau rangkap jabatan. Bagi karyawan Struktur Organisasi ini juga akan menjadi motivasi tersendiri untuk naik jabatan pada posisi diatasnya, tanpa Struktur Organisasi karyawan tidak/ belum mengetahui apakah ada jabatan diatas posisinya saat ini.

Fungsi delegasi, dengan Struktur Organisasi kita bisa dengan mudah memisah fungsi delegasi antar setiap bagian pekerjaan, sekalipun rangkap jabatan masih ada setidaknya akan diketahui pada posisi mana kita sedang bekerja. Hal ini akan sangat terasa ketika kita telah memiliki karyawan, kadangkala kita melimpahkan pekerjaan pada karyawan tetapi hal itu tidak sesuai dengan lingkup pekerjaannya, sehingga hasil pekerjaan tersebut menjadi tidak maksimal, jika sejak awal kita telah menempatkan karyawan tadi pada suatu posisi tertentu dalam Struktur Organisasi maka kita bisa melihat apakah pekerjaan yang didelegasikan sudah sesuai dengan posisi dan lingkup pekerjaan karyawan tersebut. Dari Struktur Organisasi ini pula kita akan mengetahui posisi – posisi mana saja yang sudah waktunya untuk di delegasikan.

Seringkali perusahaan baru bangkrut karena divisi pemasaran dan penjualannya loyo. Banyak yang merasa mampu membuat solusi multimedia dan informatika membuat usaha baru namun setahun kemudian tutup karena tidak dapat proyek. Tugas divisi ini adalah melakukan riset pasar, promosi, mencari prospek klien, melakukan presentasi sampai dapat menghasilkan proyek untuk perusahaan.

Dalam perusahaan yg kita kelola harus mempunyai struktur organisasi yg jelas & tepat agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

B. Masalah Organisasi dalam Perkembangan Bisnis

Untuk berhasil dalam bisnis, masalah adalah tantangan yang harus diatasi. Setiap organisasi bisnis hampir pasti selalu berhadapan dengan berbagai permasalahan. Sebagian gagal menghadapinya, namun tidak sedikit yang mampu mengatasi dan bahkan menjadikan berbagai permasalahan sebagai momentum untuk berkembang lebih cepat dan tangguh pada masa yang akan datang. Berbagai pengetahuan dan teknologi yang ada sekarang dalam dunia bisnis merupakan akibat dari masalah-masalah bisnis yang pernah ada. Masalah-masalah tersebut telah mendorong para pelaku bisnis untuk mengerahkan kemampuan terbaiknya guna menemukan pendekatan, cara dan alat untuk mendapatkan solusi.

I. Masalah Bisnis

Berikut ini adalah peringkat 10 besar domain masalah bisnis berdasarkan survey terbaru dari BMGI, salah satu firma konsultan manajemen internasional.

1. Ketidakpastian

Situasi Politik, ekonomi, hukum, sosial, budaya, keamanan dan kondisi alam merupakan faktor yang erat kaitannya dengan kondisi bisnis. Perubahan-perubahan yang cepat, dratis dan tidak terduga pada berbagai situasi tersebut tentunya dapat menyebabkan ketidakpastian pada kondisi bisnis. Dengan demikian, pada situasi seperti ini amatlah sulit bagi perusahaan menyusun rencana ataupun strategi jangka panjang yang ideal. Padahal, untuk dapat berkembang dan bertahan dalam waktu yang cukup lama di dunia bisnis, perusahaan membutuhkan kondisi yang cukup stabil guna memproyeksikan target bisnis jangka panjangnya. Masalah yang harus dihadapi dalam kondisi yang penuh ketidakpastian adalah bagaimana menyiapkan rencana jangka panjang yang adaptif terhadap perubahan dan menyiapkan rencana-rencana kontijensi jangka pendek dalam mengimplementasikan rencana jangka panjang yang telah disusun.

2. Globalisasi

70% CEO dari 500 perusahaan TOP Fortune menyatakan sangat peduli terhadap masalah globalisasi. Dalam pengertian yang paling sederhana, globalisasi merupakan sesuatu yang "mendunia" dalam waktu singkat. Misalnya globalisasi ekonomi dan globalisasi budaya, dapat dipahami sebagai kondisi ekonomi dan budaya yang dalam waktu singkat berdampak ke seluruh atau sebagian besar masyarakat dunia. Bagi organisasi bisnis, kondisi ini dapat memberikan efek ganda, yaitu potensi peluang yang sangat dahsyat atau sebaliknya potensi ancaman yang juga sangat berbahaya. Peluang bisnis dapat muncul dari potensi pasar global atau konsumen global, sekaligus juga memberikan tantangan atau permasalahan bagi organisasi, yaitu bagaimana mengembangkan produk dan jasa yang dapat memenuhi selera global (yang berubah demikian cepat dan sangat beragam), dan sanggup berkompetisi dengan para kompetitor global. Disamping itu, sistem ekonomi dunia yang semakin terintegrasi berakibat meningkatnya kerentanan organisasi terhadap efek domino dari permasalahan ekonomi dan politik dunia. Dalam hal ini masalahnya adalah bagaimana perusahaan memahami dengan tepat kondisi global melalui informasi yang akurat, melakukan analisis yang memadai dalam menerjemahkan konten dan konteks informasi tersebut serta merespon dengan cepat dan akurat.

3. Inovasi

Riset menunjukan bahwa sangat sedikit perusahaan, bahkan perusahaan-perusahaan besar sekalipun yang telah berhasil mengembangkan budaya inovasi dalam organisasinya, meskipun para CEO terus berjuang untuk melakukan hal tersebut. Masalahnya adalah bagaimana menghilangkan ketakutan di dalam organisasi terhadap tuntutan untuk senantiasa berfikir dan bertindak kreatif dan inovatif. Sedangkan di sisi lain, adalah bagaimana mengendalikan kreatifitas dan inovasi tersebut agar tidak menimbulkan efek yang dapat merugikan perusahaan.

4. Regulasi

Dari perspektif pelaku bisnis, keberadaan suatu peraturan atau regulasi dapat menguntungkan atau merugikan, tergantung jenis bisnis dan bagaimana respon organisasi terhadap regulasi tersebut. Banyak perusahaan yang berkembang dengan adanya regulasi-regulasi baru, misalnya regulasi tentang proteksi bidang usaha kecil atau regulasi tentang kebutuhan produk dan jasa tertentu yang dapat disediakan oleh perusahaan. Sebaliknya, tidak sedikit juga perusahaan yang hancur karena tidak mampu memenuhi standar-standar usaha yang terdapat dalam suatu regulasi, misalnya pemenuhan standar lingkungan, atau keliru dalam menerapkan regulasi, misalnya salah atau tidak menerapkan regulasi perpajakan dengan benar. Akibat ketidakpatuhan atau ketidaksanggupan dalam menerapkan regulasi dapat berakibat kepada berbagai konsekuensi hukuman, seperti tuntutan pembayaran denda atau bahkan penghentian operasi oleh aparat penegak hukum. Tantangan yang harus dihadapi oleh perusahaan terhadap permasalahan regulasi adalah bagaimana memahami dampaknya terhadap bisnis dan meresponnya dengan benar dan cerdas.

5. Teknologi

Ketika perkembangan teknologi begitu pesat pada zaman sekarang, amatlah sulit bagi perusahaan untuk senantiasa merespon perkembangan tersebut dengan mengadopsinya dalam operasi bisnis. Padahal, kompetitor mungkin saja memanfaatkan perkembangan tersebut untuk menyalip bisnis perusahaan. Misalnya, hampir setiap tahun muncul versi terbaru teknologi informasi/TI dalam berbagai bentuk aplikasinya. Perusahaan tidak semestinya merespon perkembangan tersebut dengan selalu mengganti aplikasi yang sedang digunakan, tanpa pertimbangan bisnis yang memadai. Masalahnya adalah bagaimana menyusun strategi jangka panjang dalam mengelola teknologi yang seimbang antara kebutuhan, investasi dan manfaat yang diperoleh dari adanya suatu teknologi dapat selalu terjaga. Disamping itu, bagaimana perusahaan dapat mengambil keuntungan dari perkembangan teknologi yang terkadang diluar perkiraan.

C. Bentuk Organisasi

Bentuk-bentuk organisasi sebagai berikut:

MACAM-MACAM BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

1. Organisasi Lini

Organisasi Garis / Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya

Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol.

1. Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang

2. Selain top manajer , manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana

3. Jumlah karyawan sedikit

4. Sarana dan alatnya terbatas

5. Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer

6. Organisasi kecil

Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah :

1. Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando.

2. Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar

3. Proses decesion making berjalan cepat

4. Disiplin dan loyalitas tinggi

5. Rasa saling pengertian antar anggota tinggi

· Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

1 Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis

2 Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat

3 Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi

4 Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

Gambar struktur organisasi Lini :

2. Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung

Ciri :

1 Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung

2 Karyawan banyak

3 Organisasi besar

.Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi:

1. Personel lini
2. Personel staf

· Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah :

1 Ada pembagian tugas yang jelas

2 Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas

3 Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin

4 Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place

5 Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan

· Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

1 Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan

2 Proses decesion makin berliku-liku

3 Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage

4 Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya

Gambar struktur organisasi Lini dan Staf

3. Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut

Ciri :

1 Organisasi kecil

2 Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli

3 Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

4 Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

5 Pengawasan dilakukan secara ketat

· Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah :

1 Program tearah, jelas dan cepat

2 Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai

3 Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat

4 Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik

5 Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik

6 Solidaritas antar anggota yang tinggi

7 Moral serta disiplin keija yang tinggi

8 Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik

9 Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi

10 Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas

11 Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis

· Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

1 Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi

2 Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan

3 Insiatif perseorangan sangat dibatasi

4 Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu

5 Menekankan pada rutinitas tugas - kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang

6 Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit

7 Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi

8 Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut :

1. Lingkungan stabil

2. Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi

3. Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional

Gambar struktur organisasi Fungsional

4. Organisasi Lini dan Fungsional

Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara khusus.

Ciri :

1 Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan

2 Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional

3 Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon

4 Strukutur organisasi tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua-ketua seksi, dan para perugas

5 Struktur organisasi secara relatif tidak permanea. Organisasi ini hanya dipakai sesuai kebutuhan atau kegiatan

6 Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif

7 Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama

8 Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas

· Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah :

1 Solodaritas tinggi

2 Disiplin tinggi

3 Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimum

4 Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

5 Keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat

6 Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan dari pimpinan

7 Usaha kerjasama bawahan mudah digalang

· Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah:

1 Kurang fleksibel dan tour of duty

2 Spesialisasi memberikan kejenuhan

3 Proses pengambilan keputusan agak larnban karena harus dibicarakan terlebih dahulu dengan anggota organisasi

4 Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain

5 Para pelaksana sering bingung, karena perintah datangnya tidak dari satu orang saja

6 Kreativitas nampaknya sukar dikembangkan, karena perintah pelaksanaan didasarkan pada kolektivitas

Organisasi panitia biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, dan beberapa seksi

Gambar struktur organisasi Lini dan Fungsional

6. Organisasi Komite

Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen

Organisasi komite terdiri dari :

1 Executive Committe (Pimpinan komite)

Yaitu para anggotanya mempunayi wewenang lini

2 Staff Committee

Yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf

· Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah :

1 Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan

2 Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil

3 Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

· Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

1 Proses decesion making sangat lamban

2 Biaya operasional rutin sangat tinggi